PDF Metadaten entfernen – Autor, Titel & Eigenschaften löschen

Das Standard-Dokumentinformations-Wörterbuch hält üblicherweise Title, Author, Subject, Keywords, die Anwendung als Creator, die Anwendung als Producer sowie Erstellungs- und Änderungsdatum fest. Je nachdem, wie die Datei erzeugt wurde, kann sie außerdem einen vollständigen Namen oder Benutzernamen im Autorfeld, den Namen Ihres Unternehmens, das interne Projekt oder den Kunden, zu dem das Dokument gehört, eine Bearbeitungshistorie früherer Fassungen, Lesezeichen- und Gliederungstitel, Inhalte von Formularfeldern, eingebettetes JavaScript, angehängte Dateien und ein XMP-Paket enthalten, das dieselben Angaben in maschinenlesbarer Form dupliziert. Weil nichts davon Seiteninhalt ist, entfernt Markieren und Löschen des gesamten Textes nichts davon. Jedes dieser Felder kann Sie, Ihren Arbeitgeber oder Ihren Kunden gegenüber einem Empfänger des Dokuments identifizieren.

Weil die meisten Editoren die von Ihnen entfernten Metadaten nicht erhalten, sondern ersetzen. Word, Google Docs, LibreOffice und ähnliche Anwendungen setzen bei jedem Speichern den Author auf den aktuellen Benutzernamen und den Producer auf ihre eigene Programmzeichenkette und schreiben dabei zugleich einen neuen Änderungszeitstempel. Selbst eine Bearbeitung, die inhaltlich nichts ändert, aktualisiert diese Felder, sodass ein sorgfältig bereinigtes Dokument nach einem einzigen Durchlauf durch einen Editor wieder identifizierbar wird. Deshalb lautet die richtige Reihenfolge: alle Bearbeitungen zuerst abschließen und die Metadaten zuletzt entfernen, unmittelbar vor dem Teilen. Müssen Sie nach dem Bereinigen doch noch bearbeiten, entfernen Sie erneut, statt anzunehmen, der vorherige saubere Zustand habe überlebt.

Nein. Das Dokumentinformations-Wörterbuch und das XMP-Paket werden getrennt vom Seiteninhaltsstrom gespeichert, sodass deren Entfernung jedes Zeichen, jedes Bild, jede Vektorgrafik, jede Tabelle und jedes Layout exakt dort belässt, wo es war. Seitenzahl, Seitengröße und Rotation bleiben erhalten, und die Datei öffnet und druckt in jedem konformen Reader identisch. Sie verzichten lediglich auf die beschreibenden Informationen über die Datei selbst, etwa auf den Titel im Eigenschaftenbereich des Readers und die Autorenangabe. Verlässt sich ein Dokument auf eine eingebettete JavaScript-Aktion oder eine angehängte Datei, ist deren Entfernung eine bewusste Inhaltsänderung und keine Metadatenänderung; behandeln Sie diese Kategorien daher getrennt und beachten Sie, dass das betroffene interaktive Verhalten nicht mehr ausgeführt wird.

Nicht mit diesem Werkzeug. Das Dokument wird über die nativen Datei-APIs des Browsers gelesen und von clientseitigem JavaScript neu geschrieben, sodass die Bytes von Ihrer Festplatte in die Seite und wieder in einen Download gelangen, ohne einen entfernten Server zu passieren. Diese Unterscheidung ist bei vertraulichen Unterlagen entscheidend: Verträge, medizinische Akten, Rechtsstreit-Unterlagen, unveröffentlichte Finanzberichte und alles unter einer Geheimhaltungsvereinbarung wären bei einem uploadbasierten Dienst einem Dritten ausgeliefert, unabhängig davon, ob dieser Dienst behauptet, die Datei anschließend zu löschen. Prüfen Sie, ob ein verwendetes Werkzeug clientseitig verarbeitet, und behandeln Sie das Fehlen eines Uploads bei sensiblen Dokumenten als Voraussetzung, nicht als Kür.

Für alles, was Ihre Organisation verlässt, ja, und die Nachteile sind sehr gering. Der einzige Grund, Metadaten zu behalten, ist, dass die beschreibenden Felder einen Zweck erfüllen, auf den Ihre Leser sich verlassen, etwa ein aussagekräftiger Titel und Autor bei einem veröffentlichten White Paper, dessen Urheberschaft öffentlich sein soll, oder eine interne Dokumentbibliothek, die Dateien über ihre Title-Eigenschaft indiziert. Bei Verträgen, Rechnungen, medizinischen und rechtlichen Unterlagen, Beweismitteln in öffentlichen Akten, Lebensläufen, wissenschaftlichen Einreichungen mit Blind Review, Fehlerberichten und internen Entwürfen ist das Entfernen der Felder die richtige Voreinstellung. Planen Sie zwanzig Sekunden vor dem Anhängen der Datei ein, denn die Kosten eines Datenabflusses nach dem Teilen sind um ein Vielfaches höher als die Kosten der vorherigen Bereinigung.

Nein, und darauf sollte man genau eingehen. Das Entfernen von Metadaten beseitigt die identifizierenden Felder, die beim beiläufigen Teilen preisgegeben werden, eine PDF kann aber weiterhin identifizierendes Material enthalten, das nichts mit dem Info-Wörterbuch zu tun hat: Text oder Bilder Ihres Gesichts im Seiteninhalt, eine Unterschriftsgrafik, Metadaten, die in einem Abschnitt mit inkrementellen Updates überlebt haben, identifizierende Informationen in eingebetteten Schriften oder Farbprofilen sowie Spuren der Ursprungsdatei in der internen Struktur. Für den alltäglichen Austausch beseitigt das Leeren der Metadaten das realistische Risiko. Bei wirklich sensiblen Material sollten Sie diesen Schritt mit einer visuellen Prüfung jeder Seite verbinden und prüfen, ob das Dokument handschriftliche Anmerkungen oder eingescannte Seiten enthält, die mehr preisgeben als die Felder je getan haben.